준공식 준비 일정, D-30부터 당일까지 무엇을 하나
준공식 준비에서 가장 자주 듣는 말은 시간이 없다는 이야기입니다. 준공 승인 일정이 늦춰지거나 내부 결재가 밀리면서 실제 준비 기간이 이 주로 줄어드는 경우가 적지 않습니다. 준비 기간이 짧다고 행사가 불가능한 것은 아니지만, 줄어든 시간만큼 선택지가 사라집니다.
아래 일정은 참석 인원 백 명에서 삼백 명 규모의 준공식을 기준으로 정리한 것입니다. 규모가 작으면 앞당길 수 있고, 관공서나 지자체 인사가 참석하는 행사라면 오히려 여유가 더 필요합니다.
D-30, 골격을 정하는 시기
이 시점에 정해야 하는 것은 세 가지입니다. 행사 날짜와 시간, 장소, 그리고 초청 범위입니다. 이 세 가지가 흔들리면 그 뒤의 모든 준비가 다시 시작됩니다.
- 준공 예정일과 행사일을 분리해 검토합니다. 준공 직후는 정리가 덜 되어 있는 경우가 많습니다.
- 오전과 오후 중 언제 할지 정합니다. 식사를 낼지 여부가 여기서 갈립니다.
- 초청 대상을 임직원, 협력사, 지역 인사, 고객사로 나누어 대략의 인원을 잡습니다.
D-25, 초청장과 식순 초안
초청장은 인쇄와 발송, 회신 확인까지 시간이 걸립니다. 우편으로 보낸다면 최소 삼 주 전에는 나가야 하고, 문자와 메일을 병행한다면 조금 늦춰도 됩니다.
같은 시기에 식순 초안을 잡습니다. 개식과 국민의례, 경과보고, 기념사와 축사, 테이프커팅, 기념촬영, 폐식 순서를 기본으로 두고 회사 사정에 맞게 덜어냅니다. 순서를 정하는 방법은 준공식 식순 구성과 진행 시나리오에서 자세히 다루었습니다.
D-20, 답사와 견적 확정
행사장 답사를 마치고 배치도를 확정하는 시기입니다. 무대 위치와 객석 방향, 접수대와 주차 안내 지점을 도면에 표시해 두면 이후 협의가 빨라집니다. 전원 용량과 배전반 위치도 이때 확인합니다.
견적은 이 단계에서 확정하는 편이 안전합니다. 이후에 물품을 추가하면 임대 수급이 어려워지는 시기가 있기 때문입니다. 특히 봄과 가을 성수기에는 천막과 의자 수급이 빠듯합니다.
D-14, 인쇄물과 물품 제작
| 구분 | 준비 항목 |
|---|---|
| 인쇄 | 현수막, 배너, 안내 표지, 식순지, 좌석표 |
| 의전 | 명패, 코사지, 흰장갑, 테이프커팅 용품 |
| 기념 | 기념품, 방명록, 기념영상 편집본 |
현수막에 들어가는 회사명과 직함은 반드시 두 사람 이상이 확인합니다. 직함 오기는 현장에서 수정할 수 없는 몇 안 되는 실수입니다.
D-7, 회신 정리와 좌석 배치
초청 인원과 실제 참석 인원은 대개 차이가 납니다. 회신 수를 기준으로 좌석과 다과를 잡고 여유분을 더하는 편이 안전합니다.
헤드테이블은 마지막까지 바뀝니다. 명패는 예비분을 함께 제작해 두면 당일 아침에도 대응할 수 있습니다.
관공서나 기관 인사가 참석하는 경우
지자체장이나 기관장이 참석하는 준공식은 일정 조율에 시간이 더 걸립니다. 참석 여부가 확정되기까지 이 주 이상 걸리는 경우가 있고, 그 결과에 따라 식순과 좌석 배치, 내빈 소개 순서가 함께 달라집니다.
공문으로 초청해야 하는 경우도 있으므로 대상이 정해지면 가장 먼저 발송합니다. 확정 전까지는 참석하는 경우와 그렇지 않은 경우의 식순을 각각 준비해 두면 막판에 급하게 고치지 않아도 됩니다.
수행 인원이 함께 오는 경우 대기 공간과 주차 자리도 별도로 잡아 둡니다. 도착 시각이 식 시작 직전인 경우가 많아 진입 안내 인력을 따로 배치하는 편이 안전합니다.
D-3, 최종 점검
이 시점에는 새로 만드는 일보다 확인하는 일이 많습니다. 인쇄물에 오기가 없는지, 물품 수량이 맞는지, 진행 인력의 도착 시각이 정해졌는지를 목록으로 점검합니다.
- 현수막과 배너의 회사명, 직함, 날짜 표기
- 의자와 테이블 수량, 예비분 확보 여부
- 기념영상 최종본 재생 확인과 음량 확인
- 우천 시 진행안과 연락 체계 공유
D-1과 당일
전날 오후 또는 당일 새벽에 설치를 시작합니다. 무대와 음향을 세우고 객석을 배열한 뒤, 마이크 소리를 실제 객석 뒤쪽에서 들어 봅니다. 화면이 보이는지, 역광은 없는지도 이때 확인합니다.
당일에는 접수 시작 시각을 식 시작보다 삼십 분 앞당겨 두는 편이 좋습니다. 주차 안내 인력이 있으면 진입 지연이 크게 줄어듭니다. 무대와 음향 준비 기준은 준공식 무대와 음향 정리에서 확인하실 수 있습니다.
일정이 촉박한 경우에도 가능한 범위를 먼저 알려 드리고 있습니다. 준공식행사업체 페이지에서 진행 절차를 보시고 상담을 남겨 주시면 준비 가능한 항목부터 정리해 드립니다.
